Allgemeine Geschäftsbedingungen DigiTrust B.V.

1. Begriffsbestimmungen

1. Der Begriff "Dienstleistungen" bezeichnet alle von DigiTrust für den Kunden erbrachten Dienstleistungen;
2. "Vertrag" bezeichnet den Vertrag über die Erbringung der Dienstleistungen einschließlich aller Anlagen.

2. Die Dienstleistungen

Durch die Dienstleistungen wird nur die Einhaltung der geltenden Norm(en) oder des/der Standards bewertet, die ausdrücklich schriftlich mit dem Kunden vereinbart wurden.

3. Zusätzliche Arbeit

DigiTrust behält sich das Recht vor, für alle zusätzlich vereinbarten Arbeiten eine Gebühr zu erheben, die über die ursprünglich im Angebot genannte Gebühr hinausgeht.

Fallen über die im Kostenvoranschlag genannten Beträge hinaus zusätzliche Arbeiten an, wird DigiTrust den Kunden davon in Kenntnis setzen. Die diesbezügliche Situation, die damit verbundenen Kosten und die Gründe für die Mehrarbeit werden dem Kunden mitgeteilt, und der Kunde muss seine formelle Zustimmung erteilen. Erst nach Rücksprache und Zustimmung werden die zusätzlichen Arbeiten geplant. Nach Abschluss der Arbeiten werden diese gemäß dem ursprünglich vereinbarten Tarif in Rechnung gestellt.

4. Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen

• Die Gebühren für die Erbringung der Dienstleistungen sind im Angebot unter "Gebühr" aufgeführt.
• Angemessene Kosten, die DigiTrust bei der Erbringung der Dienstleistungen entstehen und die nicht in der "Gebühr" enthalten sind, werden vom Kunden nach Rücksprache bezahlt. Siehe hierzu auch Artikel 3 dieser Allgemeinen Bedingungen.
• DigiTrust behält sich das Recht vor, seine Tarife jährlich um einen Betrag zu erhöhen, der 10% des zuletzt berechneten Tarifs nicht überschreitet. In einem solchen Fall wird DigiTrust den Kunden benachrichtigen. Nach Erhalt einer solchen Mitteilung hat der Kunde das Recht, den Vertrag zu kündigen. Dieses Recht, den Vertrag durch den Kunden zu kündigen, erlischt, wenn der Kunde dieses Recht nicht innerhalb von 30 Tagen nach schriftlicher Mitteilung von DigiTrust ausübt. In diesem Fall wird davon ausgegangen, dass der Kunde die Erhöhung akzeptiert;
• Das Referenzdatum ist das Datum, an dem die Tarife zuletzt festgelegt wurden. Tarifänderungen treten am 1. Januar in Kraft.
• Die Rechnungen sind innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungsdatum zu begleichen. Die Rechnungen werden dem Kunden nach jedem Besuch von DigiTrust zugesandt.
• DigiTrust vereinbart in Absprache mit dem Kunden die Termine für den Zertifizierungsprozess und behält sich das Recht vor, die volle Gebühr für den ursprünglich gebuchten Besuch in Rechnung zu stellen, wenn der Kunde nicht rechtzeitig absagt oder die erforderlichen Informationen, Unterlagen und Prozesse nicht vollständig vorliegen.
• DigiTrust behält sich das Recht vor, auf Beträge, die länger als 30 Tage unbezahlt bleiben, kommerzielle Zinsen in Höhe des geltenden gesetzlichen Zinssatzes sowie ggf. Rechts- oder Inkassokosten zu erheben, und kann die Erbringung eines Dienstes oder aller Dienste einstellen, bis überfällige Zahlungen einschließlich Zinsen und Inkassokosten beglichen sind.

Bei nicht fristgerechter Bezahlung einer Rechnung wird DigiTrust zunächst eine Mahnung an den Kunden senden, bevor Geschäftszinsen berechnet werden.

• Eine Antragsgebühr (falls zutreffend) wird nach Erhalt der unterzeichneten Vereinbarung in Rechnung gestellt. Zusätzliche Akkreditierungs- und/oder Regulierungsgebühren werden auf jährlicher Basis in Rechnung gestellt. Bitte beachten Sie, dass alle ausstehenden Gebühren und Kosten vor der Ausstellung des Zertifikats bezahlt werden müssen.
• Wird die Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt, kann das Zertifikat ausgesetzt werden.

5. Absage oder Verlegung von Terminen

Wenn der Kunde von sich aus innerhalb von vierzig (40) Arbeitstagen vor einem vereinbarten Termin für die Erbringung der Dienstleistungen den Termin absagt oder den Termin verschieben möchte, ist DigiTrust berechtigt, fünfzig Prozent (50%) der veranschlagten Kosten für diese Dienstleistungen in Rechnung zu stellen.

Wenn der Kunde von sich aus innerhalb von 20 Arbeitstagen vor einem vereinbarten Termin zur Erbringung der Dienstleistungen den Termin storniert oder den Termin verschieben möchte, ist DigiTrust berechtigt, einhundert Prozent (100%) der veranschlagten Kosten für diese Dienstleistungen in Rechnung zu stellen.

Die Ergebnisse einer Phase-1-Bewertung können zu folgenden Ergebnissen führen:

• Wiederholung der Bewertung der Phase 1;
• Verschiebung des Phase-2-Audits:
• Wenn das Audit der Phase 2 aufgrund der Ergebnisse der Bewertung der Phase 1 verschoben werden muss, gelten die oben genannten Fristen und Annullierungsbedingungen.

Offizielle niederländische Feiertage sind nicht als ein Arbeitstag gezählt. Diese Bestimmung bleibt auch nach Beendigung des Abkommens in Kraft.

6. Verpflichtungen des Kunden

Der Kunde erklärt dies:

• dass er DigiTrust und seinen Akkreditierungsstellen Zugang zu den Informationen und Einrichtungen gewährt, die für die Erbringung der Dienstleistungen erforderlich sind, einschließlich der Erlaubnis für Aufsichtsbehörden, dem Audit beizuwohnen, um die Tätigkeiten der betreffenden DigiTrust-Mitarbeiter zu überprüfen. Wenn Aufsichtspersonen während eines Besuchs anwesend sind, stellt DigiTrust sicher, dass ihre Rolle bei dem Besuch klar kommuniziert wird und den Auditprozess oder das Ergebnis des Audits nicht beeinflusst.
• dass sie ihr(e) Managementsystem(e) in Übereinstimmung mit der/den einschlägigen Norm(en) aufrechterhalten wird/werden.
• dass er die Regeln von DigiTrust für die Verwendung seiner Marken einhält

für Managementsysteme und hält sich an die Logos seiner Akkreditierungsstelle. DigiTrust wird dem Kunden dieses Verfahren zusammen mit dem Vertrag und diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen zur Verfügung stellen. Bei Kontrollbesuchen wird überprüft, ob die Marken und Logos ordnungsgemäß verwendet werden.

• dass es DigiTrust über Änderungen des genehmigten Managementsystems informiert, wenn diese die Übereinstimmung des Managementsystems mit den genannten Kriterien und den im Rahmen dieser Vereinbarung erteilten Genehmigungen beeinträchtigen könnten, bevor die Änderungen vorgenommen werden.
• dass sie DigiTrust informieren wird, wenn die Organisation von einer schwerwiegenden Datenverletzung betroffen ist, die der Datenschutzbehörde gemeldet wurde.
• dass es DigiTrust ermöglicht, seine Überwachungsaudits rechtzeitig zu planen. Wird ein Überwachungsaudit nicht im richtigen Zeitraum/Zyklus angesetzt, kann dies zur Aussetzung des Zertifikats führen.

Der Auftraggeber ist verpflichtet, den Prüfern von DigiTrust einen sicheren Arbeitsplatz und geeignete Schutzausrüstung zur Verfügung zu stellen. Diese Verpflichtung bezieht sich auf Arbeitsplätze, die unter der Kontrolle des Auftraggebers stehen. Für die Mitarbeiter von DigiTrust gelten im Rahmen dieser Vereinbarung Reisebeschränkungen für Hochrisikoländer oder spezifische Corona-Richtlinien. Diese können dazu führen, dass Besuche verschoben werden oder das Audit über TEAMS durchgeführt wird.

Der Kunde ist verpflichtet, DigiTrust zu benachrichtigen, sobald er von einem Verstoß gegen eine geltende gesetzliche Anforderung Kenntnis erlangt, der (wenn er von einer Aufsichtsbehörde festgestellt oder gemeldet wird) zu einer strafrechtlichen Verfolgung durch eine Aufsichtsbehörde oder zu einer rechtlich durchsetzbaren Aufforderung zur Verbesserung oder Einstellung eines Prozesses oder einer Tätigkeit im Zusammenhang mit dem zertifizierten Managementsystem führen kann. DigiTrust prüft die Einzelheiten von Verstößen, die ihm zur Kenntnis gebracht werden, und kann sich dafür entscheiden, zusätzliche Überprüfungen in den Räumlichkeiten des Kunden durchzuführen, um die Einhaltung der festgelegten Anforderungen sicherzustellen.

DigiTrust behält sich das Recht vor, Zulassungsbescheinigungen/Verifizierungserklärungen und Bewertungen auszusetzen oder zu widerrufen, wenn DigiTrust oder die zuständige Aufsichtsbehörde nicht über derartige Verstöße informiert wurde.

7. Bescheinigung und Beschwerden

Die Zulassungsbescheinigung ist ab dem ursprünglichen Zulassungsdatum gültig, sofern die Ergebnisse späterer Besuche, wie in dem/den Dienstleistungsangebot(en) dargelegt, als zufriedenstellend bewertet wurden. Das Zertifikat bleibt Eigentum von DigiTrust. Wenn die Zulassung abgelaufen ist oder widerrufen wird, ist der Kunde verpflichtet, das Zertifikat und alle elektronischen oder gedruckten Kopien davon zu vernichten.

Bei Beschwerden gegen den Kunden im Rahmen der Dienstleistungen dieser Vereinbarung oder wenn der Kunde DigiTrust über wesentliche Änderungen informiert, die dazu führen könnten, dass das Managementsystem nicht den angegebenen Kriterien und den im Rahmen dieser Vereinbarung erteilten Genehmigungen entspricht, hat DigiTrust das Recht, den Kunden zu besuchen, um die Beschwerde zu untersuchen oder die eingetretenen Änderungen zu beurteilen. Die für diese Besuche zu zahlenden Gebühren entsprechen dem Tagessatz von DigiTrust zum Zeitpunkt des Besuchs.

Im Falle von Beschwerden gegen den Kunden im Rahmen der Dienstleistungen dieser Vereinbarung, die sich nach einer Untersuchung als begründet erweisen, wird DigiTrust eine oder mehrere der folgenden Maßnahmen ergreifen:

• den Kunden auffordern, innerhalb einer bestimmten Frist Abhilfemaßnahmen zu treffen;
• das Zertifikat aussetzen und den Kunden auffordern, innerhalb einer bestimmten Frist Abhilfemaßnahmen zu treffen;
• das Zertifikat widerrufen, wenn die geforderten Abhilfemaßnahmen nicht innerhalb der festgelegten Frist ergriffen wurden; oder
• das Zertifikat bei sehr schwerwiegenden Beanstandungen zu widerrufen, wenn Abhilfemaßnahmen nicht als angemessen erachtet werden und nicht spezifiziert sind.

DigiTrust kann nach eigenem Ermessen die Ausstellung eines Zertifikats oder einer Meldung verweigern oder widerrufen, wenn eine Gebühr nicht gezahlt wurde.

8. Vertraulichkeit

DigiTrust, seine leitenden Angestellten, Mitarbeiter und Wirtschaftsprüfer bestätigen, dass sie Informationen, die sie vom Kunden im Zusammenhang mit der Erbringung der Dienstleistungen erhalten haben, vertraulich behandeln und ohne Zustimmung des Kunden nicht verwenden oder an Dritte weitergeben werden, es sei denn, dies ist für die Erbringung der Dienstleistung gemäß den Bedingungen dieser Vereinbarung erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben. Wenn DigiTrust gesetzlich verpflichtet ist, vertrauliche Informationen an Dritte weiterzugeben, wird der betroffene Kunde oder die betroffene Person im Voraus über die Weitergabe der Informationen informiert, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben.

Die oben genannte Vertraulichkeit ist während und nach der Laufzeit dieser Vereinbarung aufrechtzuerhalten, mit Ausnahme von:

• Informationen, die DigiTrust bereits vor der Offenlegung durch den Kunden zur Verfügung stehen;
• öffentlich bekannte Informationen;
• Informationen, die DigiTrust von einer vom Kunden unabhängigen Quelle zur Verfügung gestellt werden;
• Informationen, die zur Erlangung oder Aufrechterhaltung der Akkreditierung von DigiTrust vorgelegt werden müssen.

9. Haftung

Wenn der Kunde einen Schaden erleidet oder ihm Kosten entstehen, die nachweislich durch ein zurechenbares Versäumnis von DigiTrust, seinen leitenden Angestellten, Mitarbeitern oder Wirtschaftsprüfern bei der

Erbringung der Dienstleistungen haftet DigiTrust für nachgewiesene direkte Schäden bis zu einem Betrag von 125.000 € (einhundertfünfundzwanzigtausend Euro).

Wenn DigiTrust einen Schaden erleidet oder Kosten entstehen, die nachweislich durch ein zurechenbares Versäumnis des Kunden, seiner leitenden Angestellten, Mitarbeiter oder Beauftragten bei der Ausführung der Dienstleistungen verursacht wurden, haftet der Kunde für den nachgewiesenen direkten Schaden bis zu einem Betrag von 125.000 € (einhundertfünfundzwanzigtausend Euro).

10. Entschädigung

Der Kunde verpflichtet sich, DigiTrust von Verlusten oder Ansprüchen freizustellen, die DigiTrust infolge des Missbrauchs von Zusicherungen, Bestätigungen, Genehmigungen, Zertifikaten oder Lizenzen zur Verwendung von Akkreditierungszeichen durch den Kunden erleidet, die DigiTrust im Rahmen dieser Vereinbarung erteilt.

11. Ausschluss von Rechten Dritter

Diese Bedingungen begründen keine Rechte zugunsten von Personen, die nicht Vertragspartei einer Vereinbarung mit einer DigiTrust-Einheit sind.

12. Höhere Gewalt

Keine der Parteien kann einen Anspruch wegen eines Versäumnisses oder einer Unterlassung geltend machen, das bzw. die als Verletzung dieses Vertrages angesehen werden könnte, wenn die Ursache des Versäumnisses oder der Unterlassung vernünftigerweise außerhalb der Kontrolle einer der Parteien liegt.

13. Kundenkonditionen

Vom Kunden verwendete Begriffe werden hiermit ausdrücklich zurückgewiesen und gelten in keiner Weise für diesen Vertrag oder einen zukünftigen Vertrag mit DigiTrust.

14. Änderung der Bedingungen

Ergänzungen, Änderungen oder Ersetzungen dieser Bedingungen sind für DigiTrust nur dann verbindlich oder Teil der Vereinbarung, wenn sie ausdrücklich und schriftlich von einem bevollmächtigten Vertreter von DigiTrust akzeptiert werden. Im Falle eines Widerspruchs zwischen den Bedingungen dieser Vereinbarung und einem Dokument, das vorgibt, andere Bedingungen auf die Vereinbarung anzuwenden, haben die Bedingungen dieser Vereinbarung Vorrang.

15. Mitteilung von Änderungen durch einen Kunden

Der Kunde muss DigiTrust unverzüglich über Angelegenheiten informieren, die sich auf die Fähigkeit des Managementsystems auswirken können, die Anforderungen der für die Zertifizierung verwendeten Norm fortlaufend zu erfüllen. Dazu gehören zum Beispiel Änderungen in Bezug auf:

• Die Rechtsform, der Handelsstatus, die Organisationsform oder die Eigentumsverhältnisse;
• Organisation und Management (z. B. Schlüsselpersonal in Führungs-, Entscheidungs- oder technischen Positionen);
• Kontaktadresse und Niederlassungen;
• den Geltungsbereich des zertifizierten Managementsystems; und
• wesentliche Änderungen des Managementsystems und/oder der Verfahren.

16. Beendigung des Abkommens

• Der Vertrag tritt mit dem Datum der schriftlichen Annahme des Angebots durch den Kunden in Kraft und läuft bis zum Ende der Zertifizierungsfrist.
• Wenn der Kunde den Vertrag während der Laufzeit kündigen möchte, gilt eine Kündigungsfrist von 30 Tagen. Die Kündigung muss schriftlich bei DigiTrust eingereicht werden.
• Am Tag der Beendigung des Vertrages werden alle im Rahmen dieses Vertrages ausgestellten Zertifikate sofort ungültig und müssen vom Kunden vernichtet werden.
• Wenn der Kunde die laufende Zertifizierung auf eine andere Zertifizierungsstelle übertragen möchte, wird DigiTrust mit ihm zusammenarbeiten.
• Wird der Vertrag von DigiTrust oder dem Kunden gekündigt, werden die bis zu diesem Zeitpunkt erbrachten Leistungen gemäß dem Vertrag in Rechnung gestellt. Alle angemessenen Kosten, die direkt auf die vorzeitige Beendigung zurückzuführen sind, sowie alle Beträge, die der Kunde zu diesem Zeitpunkt an DigiTrust zu zahlen hat, werden sofort fällig und zahlbar.
• Die geschätzten Prüfungskosten für Folgeprüfungen, die im Vertrag enthalten sind und zum Zeitpunkt der Kündigung noch nicht durchgeführt wurden, werden nicht in Rechnung gestellt.
• Nach der Beendigung des Vertrages gemäß Artikel 16 bleiben, unabhängig von der Ursache, die Artikel in Kraft, die ihrer Natur nach dafür vorgesehen sind, wozu auf jeden Fall die Artikel 5, 8, 10, 11 und 17 der vorliegenden Bedingungen gehören.

17. Anwendbares Recht und Streitbeilegung

Für diesen Vertrag gilt niederländisches Recht. Alle Streitigkeiten, die zu irgendeinem Zeitpunkt zwischen DigiTrust und dem Kunden im Zusammenhang mit diesem Vertrag oder den Dienstleistungen entstehen, müssen dem Bezirksgericht in Arnheim vorgelegt werden. Nichts in dieser Bestimmung schränkt das Recht von DigiTrust ein, ein Inkassoverfahren gegen den Kunden bei einem anderen zuständigen Gericht einzuleiten.

Fassung 01-2023