Verfahren für Beschwerden und Einsprüche

1. Allgemeines

Ziel

Zweck dieses Verfahrens ist es, Beschwerden und Einsprüche angemessen zu behandeln, um den Parteien, die eine Beschwerde oder einen Einspruch einreichen, gerecht zu werden und das Verwaltungssystem von DigiTrust zu verbessern. Dieses Verfahren dient der Information externer Parteien, die eine Beschwerde oder einen Einspruch einreichen. Das Verfahren ist auf der Website von DigiTrust öffentlich zugänglich.

Umfang

Dieses Verfahren gilt für alle Beschwerden und Einsprüche, die von externen Parteien eingereicht werden.

Verwaltung dieses Verfahrens

Das DigiTrust-Compliance-Team ist für den Inhalt dieses Verfahrens verantwortlich. Dieses Verfahren ist Teil des Managementsystems von DigiTrust.

Definitionen

Reklamation: Eine schriftliche oder mündliche Beschwerde über die Arbeitsmethoden von DigiTrust, eines seiner Mitarbeiter oder eines Kunden von DigiTrust. Die Beschwerde muss innerhalb von drei Monaten nach dem Vorfall bei DigiTrust eingereicht werden.
Wenn ein Kunde eine Beschwerde einreichen möchte, die sich auf die Unabhängigkeit von DigiTrust bezieht, kann er sich an den Vorsitzenden des Unparteilichkeitsausschusses unter folgender E-Mail-Adresse wenden cvo@digitrust.nl. Letztere wird die Beschwerde vertraulich behandeln.

Berufung einlegen: Eine schriftliche Beschwerde gegen eine von DigiTrust getroffene Zertifizierungsentscheidung oder die unzureichende Bearbeitung einer Beschwerde. Die Beschwerde muss innerhalb von 14 Tagen nach dem Vorfall bei DigiTrust eingereicht werden.

Vertraulichkeit

Jede Beschwerde oder Berufung wird in Bezug auf die beschwerdeführende Person und den Gegenstand der Beschwerde vertraulich behandelt.

2. Zuständigkeiten

Alle Mitarbeiter von DigiTrust sind für die Meldung und Aufzeichnung aller mündlichen Beschwerden verantwortlich. Das Compliance-Team von DigiTrust ist für die Bearbeitung von Beschwerden und Einsprüchen zuständig. Das Compliance-Team von DigiTrust ist für die Sammlung und Überprüfung aller erforderlichen Informationen zur Validierung der Beschwerde/Berufung zuständig.

Die Entscheidung über die Antwort auf die Beschwerde sollte von einer Person getroffen werden, die nicht mit dem Gegenstand der Beschwerde befasst ist. Die Beschwerde wird von einer Person angehört, die zuvor nicht mit dem Gegenstand der Beschwerde befasst war.

3. Prozess

Schematische Darstellung des Prozesses

Die nachstehenden Flussdiagramme zeigen das Beschwerde- und Einspruchsverfahren und die entsprechende Bearbeitungszeit. Das interne Compliance-Team von DigiTrust ist für die Umsetzung des Prozesses verantwortlich.

Beschwerdeverfahren

Erläuterung des Beschwerdeverfahrens:

• Nach Eingang einer Beschwerde bestätigt DigiTrust, ob sich die Beschwerde auf Zertifizierungstätigkeiten bezieht, für die sie zuständig ist (Validierung der Beschwerde), und nimmt die Beschwerde gegebenenfalls auf. Betrifft die Beschwerde einen Zertifikatsinhaber, so wird die Wirksamkeit des zertifizierten Managementsystems bei der Untersuchung der Beschwerde berücksichtigt.
• Die Einreichung der Beschwerde, ihre Untersuchung und Entscheidung werden nicht zu diskriminierenden Maßnahmen gegen den Beschwerdeführer führen.
• Jede Beschwerde über einen Zertifikatsinhaber wird innerhalb eines angemessenen Zeitraums an den betreffenden Zertifikatsinhaber gerichtet Der Ausgangspunkt für einen angemessenen Zeitrahmen wird auf eine Woche festgelegt.
• Der Prozess der Beschwerdebearbeitung umfasst die folgenden Elemente und Methoden:
  • Ein Überblick über das Verfahren zur Entgegennahme, Validierung und Untersuchung der Beschwerde sowie zur Entscheidung über die daraufhin zu treffenden Maßnahmen;
  • Weiterverfolgung und Aufzeichnung von Beschwerden, einschließlich der Maßnahmen, die zur Lösung der Probleme ergriffen wurden;
  • Sicherstellung, dass alle geeigneten Korrekturen und Abhilfemaßnahmen durchgeführt werden
• DigiTrust ist verantwortlich für die Sammlung und Überprüfung aller notwendigen Informationen zur Validierung der
• Wenn möglich, wird DigiTrust den Eingang der Beschwerde bestätigen und dem Beschwerdeführer Fortschrittsberichte und Ergebnisse übermitteln.
• Die dem Beschwerdeführer mitzuteilende Entscheidung wird von einer Person oder einer Gruppe von Personen getroffen oder überprüft und genehmigt, die zuvor nicht mit dem Gegenstand der Beschwerde befasst war.
• DigiTrust wird den Beschwerdeführer förmlich über den Abschluss des Beschwerdeverfahrens informieren.
• DigiTrust legt gemeinsam mit dem Kunden und dem Beschwerdeführer fest, ob und in welchem Umfang der Gegenstand der Beschwerde und ihre Lösung veröffentlicht werden sollen. Der Grad der Kommunikation über den Gegenstand und die Lösung der Beschwerde und das verwendete Medium werden vom Compliance-Team in Absprache mit dem Kunden und dem Beschwerdeführer situativ festgelegt.

Rechtsbehelfsverfahren

Erläuterung des Beschwerdeverfahrens:

• Die Einlegung des Rechtsbehelfs, seine Prüfung und die Entscheidung darüber führen nicht zu diskriminierenden Maßnahmen gegenüber dem Antragsteller der
• Das Rechtsbehelfsverfahren besteht aus folgenden Elementen und Methoden:
  • Ein Überblick über das Verfahren zur Entgegennahme, Validierung und Prüfung des Widerspruchs und die Entscheidung über die daraufhin zu treffenden Maßnahmen, wobei die Ergebnisse früherer ähnlicher Widersprüche zu berücksichtigen sind;
  • die Überwachung und Aufzeichnung von Einsprüchen, einschließlich der zu ihrer Beilegung getroffenen Maßnahmen;
  • sicherstellen, dass alle geeigneten Korrekturen und Abhilfemaßnahmen durchgeführt werden.
• Wenn möglich, wird DigiTrust den Eingang der Beschwerde bestätigen und den Beschwerdeführer über den Fortgang und das Ergebnis der Beschwerde informieren.
• Die dem Beschwerdeführer mitzuteilende Entscheidung wird von einer Person oder einer Gruppe von Personen getroffen oder überprüft und genehmigt, die zuvor nicht mit dem Gegenstand der Beschwerde befasst war.
• DigiTrust wird den Beschwerdeführer förmlich über den Abschluss des Beschwerdeverfahrens informieren.

4. Formular für Empfehlungen, Beschwerden und Rechtsmittel

Bitte füllen Sie das nachstehende Formular aus, um eine Empfehlung, eine Beschwerde oder einen Widerspruch einzureichen. Dieses Formular wird direkt an die Geschäftsleitung von DigiTrust gesandt. Das oben beschriebene Verfahren wird dann in Kraft treten.