Verordnung über den Umgang mit vermutetem Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten

In Anbetracht der Bedeutung, die DigiTrust B.V. der Verfolgung einer soliden Integritätspolitik beimisst, wurde diese Politik ausgearbeitet.
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Ernennung zur Vertrauensperson

Name : Ivonne Verkes

E-Mail: info@zeddicus.nl

Artikel 2. Information, Beratung und Unterstützung für Arbeitnehmer

1. Der Berichterstatter kann die ernannte Vertrauensperson vertraulich zu einem vermuteten Fehlverhalten befragen.
2. Der Arbeitnehmer oder die betroffene Person kann die Vertrauensperson um Informationen, Rat und Unterstützung bei vermutetem Fehlverhalten bitten.

Artikel 3: Interne Berichterstattung durch einen Mitarbeiter von DigiTrust

1. Ein Mitarbeiter, der einen Verdacht auf ein Fehlverhalten oder eine Unregelmäßigkeit innerhalb seiner DigiTrust-Organisation hat, kann dies jedem Vorgesetzten melden, der ihm innerhalb der Organisation hierarchisch übergeordnet ist. Hat der Mitarbeiter den begründeten Verdacht, dass der Vorstand oder eine Vertrauensperson in das vermutete Fehlverhalten oder die Unregelmäßigkeit verwickelt ist, kann er die Meldung auch an das interne Aufsichtsgremium machen. In diesem Fall ist in dieser Regelung "der Vorstand oder die Vertrauensperson" als "das interne Aufsichtsorgan" zu lesen.
2. Der Mitarbeiter kann mutmaßliches Fehlverhalten oder Unregelmäßigkeiten innerhalb der Organisation von DigiTrust auch über die Vertrauensperson melden. Die Vertrauensperson leitet die Meldung in Absprache mit dem Mitarbeiter an einen der im vorstehenden Absatz genannten Vorgesetzten bzw. an das interne Aufsichtsorgan weiter.

Artikel 4: Schutz des Reporters vor Schaden

1. DigiTrust wird den Meldenden nicht benachteiligen, wenn er in gutem Glauben und ordnungsgemäß einen Verdacht auf ein Fehlverhalten oder eine Unregelmäßigkeit meldet.
2. Eine Beeinträchtigung im Sinne von Absatz 1 ist in jedem Fall das Ergreifen einer nachteiligen Maßnahme, wie zum Beispiel:
   1. die Gewährung eines Rücktritts, der nicht auf seinen eigenen Wunsch erfolgt;
   2. zwischenzeitliche Beendigung oder Nichtverlängerung eines befristeten Arbeitsverhältnisses;
   3. Nichtumwandlung von befristeten in unbefristete Arbeitsverhältnisse;
   4. Ergreifen von Disziplinarmaßnahmen;
   5. Verhängung eines Untersuchungs-, Rede-, Arbeits- und/oder Kontaktverbots gegen den Reporter oder seine Kollegen,
   6. die auferlegte Ernennung auf eine andere Stelle;
   7. die Ausweitung oder Einschränkung der Aufgaben des Berichterstatters, außer auf dessen eigenen Wunsch;
   8. die Verlegung oder Versetzung des Reporters, außer auf dessen eigenen Wunsch;
   9. Ablehnung eines Antrags auf Verlegung oder Versetzung des Reporters;
   10. Wechsel des Arbeitsplatzes oder Ablehnung einer entsprechenden Aufforderung;
   11. Einbehaltung von Gehaltserhöhungen, Nebenbezügen, Prämien oder Auszeichnungen;
   12. Verweigerung von Beförderungsmöglichkeiten;
   13. die Nichtannahme einer Krankmeldung oder das Belassen des Arbeitnehmers als krank gemeldet.
   14. Ablehnung eines Urlaubsantrags;
   15. Gewährung von Urlaub, der nicht auf eigenes Ersuchen gewährt wird;
3. Eine Beeinträchtigung im Sinne von Absatz 1 liegt auch vor, wenn ein vernünftiger Grund besteht, den Berichterstatter auf seine Leistung anzusprechen oder eine nachteilige Maßnahme im Sinne von Absatz 2 gegen ihn zu ergreifen, die von DigiTrust ergriffene Maßnahme jedoch nicht in einem vernünftigen Verhältnis zu diesem Grund steht.
4. Ergreift DigiTrust innerhalb eines absehbaren Zeitraums nach einer Meldung eine nachteilige Maßnahme im Sinne von Absatz 2 gegenüber dem Meldenden, so muss sie begründen, warum sie diese Maßnahme für erforderlich hält und dass diese Maßnahme in keinem Zusammenhang mit der gutgläubigen und ordnungsgemäßen Meldung eines Verdachts auf ein Fehlverhalten oder eine Unregelmäßigkeit steht.
5. DigiTrust stellt sicher, dass Führungskräfte und Kollegen des Meldenden im Zusammenhang mit der Meldung eines Verdachts auf ein Fehlverhalten oder eine Unregelmäßigkeit in gutem Glauben und ordnungsgemäß jede Form von Nachteil unterlassen, die das berufliche oder persönliche Funktionieren des Meldenden beeinträchtigt. Dies gilt in jedem Fall:
   1. Mobbing, Ignorieren und Ausgrenzen des Reporters;
   2. unbegründete oder unverhältnismäßige Anschuldigungen gegen die Leistung des Berichterstatters;
   3. Die tatsächliche Verhängung eines Ermittlungs-, Rede-, Arbeitsplatz- und/oder Kontaktverbots gegen den Berichterstatter oder seine Kollegen, in welcher Form auch immer formuliert;
   4. Einschüchterung des Reporters durch Androhung bestimmter Maßnahmen oder Verhaltensweisen für den Fall, dass er seine Meldung fortsetzt.
6. DigiTrust wird Mitarbeiter, die sich der Schädigung des Reporters schuldig gemacht haben, zur Rechenschaft ziehen und kann ihnen eine Verwarnung oder disziplinarische Maßnahmen auferlegen.

Artikel 5: Verhütung von Schäden für den Berichterstatter

1. Die gemäß Artikel 9 Absatz 6 benannte Kontaktperson erörtert unverzüglich mit dem Meldenden, welche Risiken bestehen, wie diese Risiken verringert werden können und was der Mitarbeiter tun kann, wenn er glaubt, dass ein Schaden eingetreten ist. Die Kontaktperson stellt sicher, dass dies schriftlich festgehalten wird, und legt dieses Protokoll dem Melder zur Genehmigung und Unterschrift vor. Die meldende Person erhält eine Kopie davon.
2. Ist der Melder der Meinung, dass ihm ein Schaden entstanden ist, kann er dies unverzüglich mit der Kontaktperson besprechen. Die Kontaktperson und der Meldende besprechen auch, welche Maßnahmen ergriffen werden können, um einer Benachteiligung entgegenzuwirken. Die Kontaktperson fertigt hierüber ein schriftliches Protokoll an und legt dieses dem Melder zur Genehmigung und Unterschrift vor. Die Kontaktperson leitet die Meldung unverzüglich an den Vorstand oder die Vertrauensperson weiter. Die meldende Person erhält eine Kopie hiervon.
3. Der Verwaltungsrat oder die Vertrauensperson sorgt dafür, dass die erforderlichen Maßnahmen zum Ausgleich von Benachteiligungen getroffen werden.

Artikel 6: Schutz anderer betroffener Personen vor Schaden

1. DigiTrust wird den Treuhänder nicht benachteiligen, wenn er die in diesem Reglement beschriebenen Pflichten erfüllt.
2. DigiTrust wird die von DigiTrust beschäftigten Vertrauenspersonen nicht benachteiligen, wenn sie die in diesen Bestimmungen beschriebenen Aufgaben wahrnehmen.
3. DigiTrust wird keinen Mitarbeiter oder externen Interessenvertreter benachteiligen, der von der Vertrauensperson im Zusammenhang mit einer in gutem Glauben abgegebenen Erklärung angehört wird.
4. DigiTrust benachteiligt keinen Mitarbeiter oder externen Interessenvertreter im Zusammenhang mit der Weitergabe von Dokumenten an die Vertrauensperson, die nach vernünftigem Ermessen für die Untersuchung relevant sind.

Artikel 7: Vertraulichkeit des Berichts und Identität des Berichterstatters

1. DigiTrust stellt sicher, dass die Informationen über den Bericht so aufbewahrt werden, dass sie physisch und digital nur denjenigen zugänglich sind, die an der Bearbeitung dieses Berichts beteiligt sind.
2. Alle Personen, die an der Bearbeitung einer Meldung beteiligt sind, dürfen die Identität des Meldenden nicht ohne dessen ausdrückliche schriftliche Zustimmung preisgeben und müssen die Informationen über die Meldung vertraulich behandeln.
3. Wurde der Verdacht eines Fehlverhaltens oder einer Unregelmäßigkeit über die Vertrauensperson gemeldet und hat der Meldende nicht die Erlaubnis erteilt, seine Identität preiszugeben, so ist der gesamte Schriftverkehr im Zusammenhang mit der Meldung an die Vertrauensperson zu richten, die ihn unverzüglich an den Meldenden weiterleitet.

Artikel 8 Erfassung, Weiterleitung und Empfangsbestätigung des internen Berichts

1. Wenn ein Mitarbeiter oder ein externer Beteiligter den Verdacht eines Fehlverhaltens oder einer Unregelmäßigkeit mündlich über die Vertrauensperson meldet oder eine schriftliche Meldung mit einer mündlichen Erklärung abgibt, sorgt diese Vertrauensperson in Absprache mit dem Meldenden für ein schriftliches Protokoll darüber und legt dieses Protokoll dem Meldenden zur Genehmigung und Unterschrift vor. Der Anmelder erhält eine Kopie davon.
2. Der Vorstand oder die Vertrauensperson schickt dem Meldenden unverzüglich eine Empfangsbestätigung für die Meldung. Die Eingangsbestätigung enthält zumindest eine objektive Beschreibung der Meldung, das Datum ihres Eingangs und eine Kopie der Meldung.
3. Nach Erhalt der Meldung benennt der Verwaltungsrat oder die Vertrauensperson in Absprache mit der meldenden Person unverzüglich eine Kontaktperson, um Vorurteilen entgegenzuwirken.

Artikel 9. Behandlung des Berichts durch DigiTrust

1. Der Exekutivausschuss oder die Vertrauensperson untersucht den gemeldeten Verdacht auf ein Fehlverhalten oder eine Unregelmäßigkeit, es sei denn, es handelt sich um einen Einzelfall:
   1. der Verdacht nicht auf vernünftigen Gründen beruht, oder
   2. von vornherein klar ist, dass sich die Meldung nicht auf den Verdacht eines Fehlverhaltens oder einer Unregelmäßigkeit bezieht.
2. Beschließt der Vorstand oder die Vertrauensperson, keine Ermittlungen einzuleiten, so teilt er dies dem Meldenden innerhalb von zwei Wochen nach der internen Meldung schriftlich mit. Dabei wird auch angegeben, aus welchen Gründen der Verwaltungsrat oder die Vertrauensperson der Auffassung ist, dass der Verdacht nicht auf vernünftigen Gründen beruht, oder dass von vornherein klar ist, dass es sich bei dem gemeldeten Verdacht nicht um einen Verdacht auf ein Fehlverhalten oder eine Unregelmäßigkeit handelt.
3. Die Geschäftsleitung oder die Vertrauensperson entscheidet, ob eine externe Stelle im Sinne von Artikel 14 Absatz 3 über die interne Meldung eines Verdachts auf ein Fehlverhalten informiert werden muss. Wenn DigiTrust eine externe Stelle benachrichtigt, übermittelt die Geschäftsleitung oder die Vertrauensperson dem Meldenden eine Kopie davon, es sei denn, es bestehen ernsthafte Einwände dagegen.
4. Der Verwaltungsrat oder die Vertrauensperson beauftragt unabhängige und unparteiische Vertrauenspersonen mit der Untersuchung und lässt diese auf keinen Fall von Personen durchführen, die möglicherweise an dem vermuteten Fehlverhalten oder der vermuteten Unregelmäßigkeit beteiligt sind oder waren.
5. Der Vorstand oder die Vertrauensperson teilt dem Anzeigenden unverzüglich schriftlich mit, dass eine Untersuchung eingeleitet wurde und von wem die Untersuchung durchgeführt wird. Der ranghöchste Vorgesetzte übermittelt dem Anzeigenden eine Kopie des Untersuchungsauftrags, es sei denn, es bestehen schwerwiegende Einwände dagegen.
6. Der Exekutivausschuss oder die Vertrauensperson unterrichtet die Personen, auf die sich eine Meldung bezieht, über die Meldung und über die Unterrichtung einer externen Stelle gemäß Absatz 3, es sei denn, das Ermittlungs- oder Durchsetzungsinteresse könnte dadurch beeinträchtigt werden.

Artikel 10: Durchführung der Untersuchung

1. Der Counsellor gibt dem Antragsteller die Möglichkeit, sich zu äußern. Der Counsellor sorgt für eine schriftliche Aufzeichnung und legt diese dem Notifizierenden zur Genehmigung und Unterschrift vor. Der Notifizierende erhält eine Kopie davon.
2. Die Vertrauensperson kann auch andere Personen anhören. Die Vertrauensperson fertigt darüber ein schriftliches Protokoll an und legt es der angehörten Person zur Genehmigung und Unterschrift vor. Die angehörte Person erhält eine Kopie des Protokolls.
3. Die Vertrauensperson kann alle Unterlagen innerhalb der Organisation von DigiTrust einsehen und anfordern, die sie für die Durchführung der Untersuchung für notwendig erachtet.
4. Die Mitarbeiter können der Vertrauensperson alle Unterlagen zur Verfügung stellen, deren Einsichtnahme sie im Zusammenhang mit der Untersuchung für notwendig erachten.
5. Die Vertrauensperson erstellt einen Entwurf des Untersuchungsberichts und gibt dem Anzeigenden Gelegenheit, sich dazu zu äußern, es sei denn, es bestehen ernsthafte Einwände.
6. Die Vertrauenspersonen nehmen dann den Untersuchungsbericht an. Sie übermitteln dem Anmelder eine Kopie des Berichts, es sei denn, es bestehen ernsthafte Einwände.

Artikel 12. Stellung von DigiTrust

1. Innerhalb von acht Wochen nach der Meldung informiert der Vorstand oder die Vertrauensperson den Meldenden schriftlich über den Sachstand zu dem gemeldeten Verdacht auf einen Missbrauch oder eine Unregelmäßigkeit. Darin wird auch angegeben, zu welchen Schritten die Meldung geführt hat.
2. Stellt sich heraus, dass die Stellungnahme nicht innerhalb der festgelegten Frist abgegeben werden kann, so teilt der Verwaltungsrat oder die Vertrauensperson dies dem Meldenden schriftlich mit. Dabei wird auch die Frist angegeben, innerhalb derer der Meldende mit der Stellungnahme rechnen kann. Übersteigt die Gesamtfrist infolgedessen zwölf Wochen, werden auch die Gründe für die Notwendigkeit einer längeren Frist angegeben.
3. Nach Abschluss der Untersuchung entscheidet der Vorstand oder die Vertrauensperson, ob eine externe Stelle im Sinne von Artikel 14 Absatz 3 über die interne Meldung eines mutmaßlichen Fehlverhaltens sowie über den Untersuchungsbericht und den Standpunkt von DigiTrust informiert werden soll. Informiert DigiTrust eine externe Stelle, so übermittelt es dem Meldenden eine Kopie davon, es sei denn, es bestehen ernsthafte Einwände dagegen.
4. Die Personen, auf die sich die Meldung bezieht, sind als Melder nach den Absätzen 1 bis 3 entsprechend zu unterrichten, es sei denn, das Ermittlungs- oder Vollstreckungsinteresse könnte dadurch beeinträchtigt werden.

Artikel 13. Anhörung zum Untersuchungsbericht und zum Standpunkt von DigiTrust

1. DigiTrust gibt dem Anzeigenden die Möglichkeit, auf den Untersuchungsbericht und den Standpunkt von DigiTrust zu reagieren.
2. Weist der Meldende in Reaktion auf den Untersuchungsbericht oder die Stellungnahme von DigiTrust substantiiert darauf hin, dass der Verdacht einer Unregelmäßigkeit oder eines Fehlverhaltens nicht wirksam oder ordnungsgemäß untersucht wurde oder dass der Untersuchungsbericht oder die Stellungnahme von DigiTrust wesentliche Ungenauigkeiten enthält, so hat DigiTrust hierauf inhaltlich zu reagieren und gegebenenfalls eine neue oder ergänzende Untersuchung einzuleiten. Für diese neue oder ergänzende Untersuchung gelten die Artikel 10 bis 13 sinngemäß.
3. Wenn DigiTrust eine externe Stelle im Sinne von Artikel 14 Absatz 3 informiert oder informiert hat, übermittelt es dieser externen Stelle auch die oben genannte Reaktion des Notifizierenden auf den Untersuchungsbericht und den Standpunkt von DigiTrust. Der Notifizierende erhält eine Kopie davon.

Artikel 14. Externe Berichterstattung

1. Nach einer internen Meldung eines mutmaßlichen Fehlverhaltens kann der Meldende eine externe Meldung machen, wenn:
   1. der Berichterstatter nicht mit dem in Artikel 12 genannten Standpunkt einverstanden ist und der Ansicht ist, dass der Verdacht zu Unrecht ausgeräumt wurde;
   2. der Meldende innerhalb der in Artikel 12 Absatz 1 oder 2 genannten Frist keine Stellungnahme erhalten hat.
2. Der Melder kann den Verdacht eines Fehlverhaltens unverzüglich nach außen melden, wenn ihm eine vorherige interne Meldung nicht zugemutet werden kann. Dies ist jedenfalls dann der Fall, wenn sich dies aus einer gesetzlichen Regelung ergibt oder wenn:
   1. akute Gefahr, wenn ein schwerwiegendes und dringendes gesellschaftliches Interesse eine sofortige externe Berichterstattung erfordert;
   2. ein begründeter Verdacht, dass die ranghöchste verantwortliche Person innerhalb der Organisation von DigiTrust an dem vermuteten Fehlverhalten beteiligt ist;
   3. eine Situation, in der der Meldende berechtigterweise Gegenmaßnahmen im Zusammenhang mit der Abgabe einer internen Meldung befürchten muss;
   4. eine klar erkennbare Gefahr der Unterschlagung oder Vernichtung von Beweismitteln;
   5. eine frühere Meldung nach dem gleichen Verfahren, die das Fehlverhalten nicht beseitigt hat;
   6. Eine Pflicht zur sofortigen externen Berichterstattung.
3. Der Berichterstatter kann die externe Meldung an eine externe Stelle richten, die nach seiner vernünftigen Meinung am besten geeignet ist. Externe Stelle bedeutet in jedem Fall:
   1. Eine Stelle, die mit der Untersuchung von Straftaten beauftragt ist;
   2. eine Stelle, die für die Überwachung der Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen zuständig ist;
   3. eine andere befugte Stelle, bei der der Verdacht auf Fehlverhalten gemeldet werden kann, einschließlich der Untersuchungsabteilung des House of Whistleblowers.
4. Überwiegt nach der begründeten Auffassung des Meldenden das öffentliche Interesse das Interesse von DigiTrust an der Vertraulichkeit, kann der Meldende die externe Meldung auch an einen externen Dritten richten, der nach seiner begründeten Auffassung in der Lage ist, das vermutete Fehlverhalten direkt oder indirekt zu beseitigen oder beseitigen zu lassen.

Artikel 15. Interne und externe Untersuchung der Schädigung des Berichterstatters

1. Der Meldende, der sich im Zusammenhang mit der Meldung eines mutmaßlichen Fehlverhaltens benachteiligt fühlt, kann den Verwaltungsrat oder die Vertrauensperson bitten, die Behandlung innerhalb der Organisation zu untersuchen.
2. Die Artikel 10 bis 13 gelten sinngemäß.
3. Die Absätze 1 und 2 gelten entsprechend für die in Artikel 7 Absätze 1 bis 6 genannten Personen.
4. Der Melder kann auch die Ermittlungsabteilung des Hauses für Whistleblower ersuchen, das Verhalten von DigiTrust gegenüber ihm als Reaktion auf die Meldung des mutmaßlichen Fehlverhaltens zu untersuchen.

Artikel 16. Veröffentlichung, Berichterstattung und Bewertung

1. Der Verwaltungsrat oder die Vertrauensperson sorgt dafür, dass dieses Reglement im Intranet veröffentlicht und auf der Website von DigiTrust bekannt gemacht wird.
2. Der Exekutivausschuss oder die Vertrauensperson erstellt einen Jahresbericht über die Politik im Umgang mit der Meldung von vermutetem Missbrauch und Unregelmäßigkeiten sowie über die Durchführung dieser Verordnung. Dieser Bericht muss in jedem Fall Folgendes enthalten:
   1. Informationen über die im vergangenen Jahr verfolgte Politik in Bezug auf die Meldung von mutmaßlichen Missständen und Unregelmäßigkeiten und die im kommenden Jahr in diesem Bereich zu verfolgende Politik;
   2. Informationen über die Anzahl der Meldungen und Angaben über die Art der Meldungen, die Ergebnisse der Untersuchungen und den Standpunkt von DigiTrust;
   3. allgemeine Informationen über die Erfahrungen mit der Bekämpfung von Benachteiligungen an den Berichterstatter;
   4. Informationen über die Anzahl der Ersuchen um Ermittlungen wegen Voreingenommenheit im Zusammenhang mit der Meldung von mutmaßlichem Fehlverhalten sowie Angaben zu den Ergebnissen der Ermittlungen und den Standpunkten von DigiTrust.

Artikel 17. Regelung des Inkrafttretens

1. Diese Regelung wird am 1. September 2022 in Kraft treten.