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Nach erfolgreichem Abschluss von Phase 1 des Erstaudits sind Sie bereit für die Fortsetzung: Phase 2 des Erstaudits. Dabei handelt es sich um ein physisches Audit in Ihren Räumlichkeiten. Im Kern prüft der DigiTrust-Auditor Ihre Organisation, um sicherzustellen, dass die Umsetzung des Managementsystems tatsächlich ordnungsgemäß erfolgt ist. Inwieweit sind das System und alle damit verbundenen Prozesse effektiv eingerichtet? Und sind sie auch auf den spezifischen Kontext Ihrer Organisation zugeschnitten? Dabei beurteilt der Auditor auch, inwieweit alle Mitarbeiter auch alle Arbeiten nach dieser Methodik durchführen.
Im Grunde genommen lautet also die große Schlüsselfrage: Erfüllt Ihr Qualitätsmanagementsystem die Anforderungen der entsprechenden ISO-Norm? Und wird es auch in der Praxis umgesetzt und eingehalten? Dies wird in Phase 2 des Erstzertifizierungsaudits geprüft.
Phase 2 - Erstprüfung: Hier werden nach denen Sie beurteilt werden:
- Gibt es eine klare Qualitätspolitik mit messbaren Zielen?
- Werden alle Verfahren, Dokumente und Aufzeichnungen gepflegt und sind sie für die Mitarbeiter zugänglich und verständlich?
- Haben Sie eine gründliche Risikoanalyse durchgeführt und sind die Kontrollmaßnahmen ausreichend konsequent?
- Ist klar formuliert, wer für was verantwortlich und zuständig ist?
- Passt die Organisationsstruktur zu den Zielen?
- Wurden klare Prozesse und verständliche Verfahren festgelegt und aufgezeichnet?
- Verfügt die Organisation über ein Überwachungssystem für das Funktionieren des Managementsystems?
- Werden auch interne Audits durchgeführt?
- Ist die Organisation so aufgestellt, dass sie sich kontinuierlich verbessern kann? Werden überall dort, wo es möglich ist, Chancen erkannt und Verbesserungen umgesetzt?
- Und haben Sie einen guten Überblick über die festgestellten Anomalien und halten sie ordnungsgemäß fest?
Tipp: Vergewissern Sie sich, dass Sie den Nachweis erbringen können, dass Ihr Betrieb, Ihr Managementsystem, Ihre Prozesse und Ihre Dokumentation den Anforderungen der einschlägigen ISO-Norm und Ihren eigenen Anforderungen genügen.
Phase 2 der Erstprüfung abgeschlossen, was nun?
Nach Abschluss der Prüfung wird der Prüfer seine Ergebnisse in einem Abschlussgespräch mitteilen. Sollte es Unstimmigkeiten geben, wird der Prüfer sie Ihnen mitteilen. So haben Sie die Möglichkeit, diese Punkte anzusprechen und zu verbessern. Der Prüfer verfasst auch einen Bericht, der zunächst intern bewertet wird. Sobald alle Abweichungen zur Zufriedenheit des Auditors behoben oder in einen Aktionsplan aufgenommen wurden, nominiert der Auditor Ihre Organisation für die Zertifizierung. Der Zertifizierungsmanager bewertet Ihr Dossier, und im Falle einer positiven Entscheidung wird ein offizielles Zertifikat ausgestellt.
